FAX誤送信による個人情報漏えいにも!サイバーセキュリティ保険

県警は7日、須賀川署員が青少年健全育成条例違反事件の捜査資料1枚を地検郡山支部にファクスで送ろうとした際、誤って須賀川市内の会社事務所に送信したと発表した。

福島民友新聞 2020年7月7日より引用

福島県警は7月7日、須賀川署が捜査資料を地検にFAXで送信しようとした際、誤って民間企業に送信したと発表。

捜査資料には、事件の概要や被害者の個人情報が含まれていました。
誤送信の原因は、FAX番号の押し間違いによるもので、受信した企業からの通報により発覚。
須賀川署は、FAX用紙を回収し、FAX本体にもデータが残っていないことを確認。

このように、単純なヒューマンエラーで簡単に個人情報が漏洩してしまいます。
しかも、事件の被害者の個人情報という、非常にセンシティブな情報です。

受信した企業が善意で通報してくれたから、漏洩が一時的でしたが、別の所に届いていたら、結果は違ったかもしれません。

FAXの誤送信を防ぐには

FAXの誤送信対策は、情報漏えい対策の基本なので、多くの企業では何らかの対策はしていると思います。

・・・その対策は、本当に機能していますか?

主なFAX誤送信対策をご紹介します。

FAX端末の前で、複数人での確認

低コストで導入は簡単ですが、継続が難しく、形骸化ややらなくなってしまうリスクが伴います。

あまり生産性のない作業なので、役職が上の人ほどやりたがりません。
二重チェックのお願いを上司にするのも気が引けて、そのままそうしてしまうことも・・・。

また、二重チェックをしただけでは、きちんと記録が残らないので、ミスが発覚した場合の検証ができません。

短縮ダイヤル、番号登録を使って、複数人での確認

これも低コストで実現可能ですが、最初の番号登録の作業に手間がかかります。
一度、登録してしまえば、送信先を選ぶだけなので、少なくとも落ち間違いによる誤送信は防げます。

複数人による確認も、番号の読みあわせが不要なので、二重チェックが簡単になります。
上司にもチェック依頼がしやすくなりまります。

合わせて、発信者、送信先、日時、確認者、送信内容などを記録しておけば、検証も可能となります。
ただし、ヒューマンエラーが起こる可能性はまだ多く、記録の手間がかなり増えました。

FAXサーバ機能の導入

有料のサービスでいつもの企業が提供しています。
サービス内容と予算に応じて検討してみてはいかがでしょうか?

FAXサーバの主なサービス内容
    • パソコン等で宛先を簡単に選べる。
      誤送信リスクが減ります。
    • パソコン上で二重チェックの依頼ができる。
      管理者に二重チェック依頼をし、承認が得られないとFAX送信ができない仕組み。
      管理者はパソコン上で、チェックが可能となり、その場にいなくてもOK。
    • 送信履歴が自動で残る。
      自動で送信履歴が残るので、検証が可能となります。
      情報漏えいだけではなく、業務に関する確認も簡単に行なえます。

これ以外にも様々なサービスやメリットがあります。

  • ペーパーレス化
  • クラウドにより、どこでもFAX送受信、確認ができる
  • WEBアプリやメールとの連携

セキュリティ対策だけではなく、業務の効率化も含め、検討してみる価値はありそうです。

ただ、ヒューマンエラーはかなり減らせても、ゼロにすることは不可能です。
また、悪意のあるサイバー攻撃は日々進化しているので、いくら対策しても完璧になることはありません。

残念ながら、お金をかけている大企業ですらサイバー攻撃を防げていない現状です。
サイバー攻撃には、日々さらされている状態で、いつ踏み込まれてもおかしくありません。
最悪の場合に備えて、対策するしかありません。

それがサイバーセキュリティ保険です。

サイバー攻撃は防ぎきれない だからサイバーセキュリティ保険

あなたの会社は、サイバー攻撃を受けた際に何をすべきか、わかりますか?
サイバー攻撃は様々な方法で行われ、その手法も日々進化しています。

サイバー攻撃、情報漏えいは、企業イメージに直結するので、スピード感が重要です。
最初の対応を間違えてしまうと、信頼の回復ができないほどのダメージを負いかねません。

サイバー攻撃を受けた際や情報漏えいが発覚した際の最初の対応がしっかりできる保険を選びましょう。

サイバー攻撃、情報漏えいに対応した保険のご相談は、お気軽にメールでどうぞ。

ABOUT US

保険相談ラボ 編集部フィナンシャル・コンサルタント
2010年に保険代理店の会社を設立。個人・企業・自治体の損害保険や生命保険を取り扱っています。取扱保険会社は16社。マンション管理組合の保険や持病をお持ちの方の生命保険、相続の保険などを得意としています。